家庭教育权利和隐私法(FERPA)的教职员工

关于本政策

最后一次更新: 03/30/2020
负责办公室: 司法常务官办公室

家庭教育权利和隐私法案(FERPA)也被称为巴克利修正案, 1974年由国会通过, 授予四个特定的 学生的权利:

检查、审查其教育记录的权利.
要求修改不准确或不适当记录的权利.
同意公开其公共记录的权利.
就十大博彩推荐排名州立大学未能遵守FERPA的要求向美国教育部家庭合规办公室提出投诉的权利.

FERPA适用于参加十大博彩推荐排名州立大学任何教育项目的学生. 如果学生目前正在或曾经参加过FERPA，他们将获得FERPA规定的权利, 无论是否在信用, 没有信用, 学位或非学位学分计划. FERPA不适用于已被十大博彩推荐排名州立大学录取但未实际出席的学校或学院的申请人.

教育记录

教育记录是指由学院或大学或直接代表学院或大学的代理人以任何形式记录的与学生直接相关的任何信息. 不管用什么介质来存储信息，记录都是一样的. 教育记录包括:

个人信息
就业记录(学生身份不是就业的先决条件)
成绩
课程表
打印的班级名单
带有学生个人身份信息的考卷.

负责保存记录的个人必须保留所有要求释放和披露学生教育记录中的个人身份信息的记录. 本规定的例外情况包括索取和披露目录信息.

请求记录将说明请求或获取个人身份信息的各方的姓名，以及请求或获取该信息的各方的合法权益. 要求和披露的记录将由保存记录的办公室保存，学生可以按照检查记录本身的相同程序进行检查.

内部申请管理. 学院/院系的工作人员可以遵照非正式的要求，查阅和检查教育记录，只要个人获得授权，并且有“学术上的需要”。.

管理员的角色

大学员工或“官员”在代表大学时应按照FERPA规定行事. 学校官员是由大学雇用的行政管理人员, 监督, academic or 研究 or support staff position (including law enforcement unit personnel and health staff); a person or company with whom the 大学 has contracted (such as an attorney, auditor or collection agent); a person serving on the Board of Trustees; or a student serving on an official committee, 例如纪律委员会或协助其他学校官员完成他或她的任务. 员工只能在必要的情况下查阅和使用教育记录来处理学校的正式事务. 大学官员行使“合法教育利益”(对高等教育的一般过程至关重要的利益), 包括教学, 研究, 公共服务和直接支持活动，如学术咨询, 一般的咨询, 治疗咨询, 纪律, 职业咨询和就业安置, 财政援助和建议, 医疗服务, 学术援助活动和课外活动，包括大学和校内体育, 社会兄弟会, 特别兴趣社团及学生会), 如果官员为了履行他或她的专业职责需要审查教育记录.

大学员工有责任保护他们所拥有的学生信息. 以下是作为大学官员应遵循的准则:

个别目录信息可在未经书面同意的情况下发布, 除非学生通过注册主任办公室要求保留学生信息, 红鹰中心. 它只规定信息可以发布. 根据此法律，十大博彩推荐排名州立大学没有义务向学生以外的任何一方发布目录信息. 目录信息包括:
- 名字
- 家乡，州和国家
- 主要研究领域
- 就读的学校或学院
- 出勤日期(包括当前级别或年份)
- 全职/兼职状态
- 类一年
- 照片
- 获得的学位和奖励(学位类型和授予日期)
- 参加官方认可的活动和体育运动
- 运动员的身高和体重
- 主要地址和/或电子邮件地址将与指定供应商共享，为毕业生提供以下外部服务:购买班级戒指的信息, 年鉴, 毕业典礼的照片.

学生有权限制目录信息的发布. 为避免发布此信息，必须以书面形式提交请求, 有签名和日期的纸质信件, 不迟于秋季学期第二周结束时到注册主任办公室, 红鹰中心. 注意:如果您提出此请求, 你的名字不会出现在运动员名单上, 优秀学生名单, 毕业典礼或任何其他外部大学名单.

大学官员(e).g., 教务长, 在紧急情况下，如果需要了解信息以保护学生或其他人的健康或安全，教务长和教务长可以向第三方发布非目录信息.
信息不能发布给大学以外的第三方, 包括学生家长, 未经学生书面同意. 请参阅标题为“父母权利”的部分了解更多信息.
大学官员可以在没有学生事先书面同意的情况下向以下群体发布信息:
- 十大博彩推荐排名州立大学教职员工的合法教育利益.
- 学生获得资助的机构或组织的代表, 包括银行和其他贷款机构.
- 学生拟入读的其他教育机构的官员.
- 特别免除事先同意要求的个人或团体.
- 代表十大博彩推荐排名州立大学和认证组织进行研究的联邦和州官员组织.
采用“当你有疑问的时候，不要说出来”的原则!如果您不确定谁有权访问某些学生信息或其他记录问题，请联系红鹰中心办公室973-655-7600或学生发展和十大博彩推荐排名办公室973-655-4470.

父母的权利

FERPA规定的权利从家长转移到学生, 一旦学生年满18岁或进入任何年龄的高等教育机构. 只有学生才有视察的权利. 而大学在严格保密方面犯了错误, 在下列情况下，学校可向学生的家长/法定监护人披露资料:

有紧急情况和信息的知识是必要的，以保护学生或其他人的健康或安全. (请将这些要求提交给学生办公室主任.)
经美国国税局数据验证，该学生被称为受抚养人.

所有要求已故学生的学生记录信息必须通过注册主任办公室.

教师提醒

为了避免违反FERPA的规定，不:

在任何时候使用社会安全号码或学生证的任何部分公开张贴成绩.
以任何公开方式将学生的姓名与该学生的社会安全号码或学生证联系起来.
把评分的试卷放在一堆，让学生通过整理所有学生的试卷来挑选.
分发印有学生姓名的班级名单, 社会保险号, 学生证,或者作为出勤名册的成绩.
未经学生同意，不得与学生以外的任何人(包括家长)讨论学生的学习进度.
为任何商业目的，向任何人提供在你的班级注册的学生名单.
向任何人提供学生时间表或协助大学员工以外的任何人在校园内寻找学生.

推荐人根据个人观察或了解所作的陈述不需要被推荐人的书面声明. 然而, 如果推荐信中包含了学生教育记录中的个人身份信息(成绩), 平均绩点, 等.), 作者必须获得学生签署的免责声明，其中(1)明确可能披露的记录, (2)说明披露的目的;(3)指明可以向其披露的一方或一方类别.”

(高等教育机构实施经修订的1974年《十大博彩推荐排名》的指导方针， 1998年修订版. Rainsberger，美国大学注册和招生官员协会.)

技术使用和FERPA

在我们目前的教育环境中，技术的使用是广泛的, 重要的是，我们要继续在最大程度上遵守FERPA的规定. 有了新技术, 然而, 关于保密信息的安全传输也出现了其他问题.

传真索取成绩单, 包括学生的签名(如果有)或扫描文件附加到授权发布成绩单的电子邮件消息, 提供发布此类信息所需的书面许可的方法是否不可接受.
如果学生要求不披露目录信息，使用多于一个学生的电子邮件通信的教职员工有责任限制访问学生的电子邮件地址. 管理员可能关心的一个例子是，通过电子邮件向学生发送大量邮件，学生可以访问其他收件人的地址. 要求保密将出现在该学生的学位记录上，以供您参考.
允许访问非目录学生信息的密码不能共享，必须防止未经授权的泄露.
电子学生记录必须受到保护，防止未经授权的访问.
电子或纸质记录的处理应以安全的方式进行.
如果教师和工作人员不能绝对确定他们正在与学生或其他授权个人交谈，则应避免通过电话发布任何非目录信息.

录制课程和FERPA

如果一段录音中只有指导员, 它不是学生记录，FERPA也不限制其使用. 如果录音中有学生提问, 做演讲或领导一个班级，这是可能的识别学生, 那么包含学生录音的部分确实构成受保护的教育记录. 教育记录只能在FERPA允许的情况下使用，或者以学生书面同意的方式使用.

录音可以在没有FERPA发布的情况下向班级成员展示. 这允许教师为课堂上的学生创建观看或重新观看过去课程的访问权限.

其他班级或以后学期的学生, 录音必须被视为向第三方观众展示，这需要通过使用同意或对所描述的任何学生进行去识别来遵守FERPA.

如果任何学生拒绝签署FERPA同意书, 你可以从数据/记录/录音中删除学生的身份, 但如果学生的身份不能去除, 你不能发布数据/记录/录音.

计划录音和遵守FERPA的最简单的方法是计划录音，这样他们就不会显示学生在问问题, 不要直呼学生的名字, 不要包括学生的声音, 避免在录音中重复学生的问题(去识别学生就不需要得到每个学生的明确同意). 如果一个学生碰巧出现在镜头里, 他们的身份可以被删除，或者可以获得书面同意.

因为学生的演讲让我们更难去识别学生, 讲师应获得学生的FERPA同意，以进行演示. 对于任何视频项目，如学生制作的电影，教师应获得书面同意.

如需协助或有任何问题，请致电大学注册主任Aylin solo - brandon (solubrandona@sdtlsw.com)或联络大学法律总顾问办公室.

教师和讲师不得将课堂录音用于其他非十大博彩推荐排名州立大学或非教育目的，除非事先咨询这两个办公室中的任何一个.

电话发布

FERPA不禁止机构通过电话向学生披露学生记录中的非目录信息. 十大博彩推荐排名州立大学是, 然而, 负责执行必要的程序，在发布任何信息之前核实个人的身份. 以下是大学官员在核实学生身份时可以问的任意组合问题的示例列表, 在通过电话向学生发布任何信息之前:

学生/校园识别号码
全名，包括中间名
出生日期
出生地点
父母姓名及地址
高中
主要项目
类级别
最近修的课程
当前注册
顾问的名字
首次入职年份

你不需要问所有这些问题来验证学生的身份. 从一堆问题中随机选择一些问题会让冒名顶替者更加困难.

非目录信息可能无法发布. 如果需要信息来帮助解决紧急情况，请将这些情况提交书记官长办公室.